Regulamin świadczenia usług i sprzedaży pakietów

§ 1. Postanowienia ogólne

• Usługodawcą jest SednoTech Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Henryka Sienkiewicza 85/87 lok. 1, 90-057 Łódź, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem 0001164453, NIP 8883173966, REGON 541291524, świadcząca usługi pod marką OgarnęTo.
• Kontakt w sprawach formalnych, reklamacyjnych i dotyczących Umowy jest możliwy pod adresem administrator@sednotech.com. Bieżąca komunikacja operacyjna może odbywać się także przez adresy e-mail lub inne kanały ustalone z Klientem.
• Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem Umowy w sposób umożliwiający jego zapisanie, odtworzenie i przechowywanie. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem złożenia Zamówienia przez Serwis.
• Regulamin stanowi część Umowy. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie oraz indywidualne ustalenia Stron dokonane w formie dokumentowej, jeżeli Regulamin dopuszcza takie ustalenia.

§ 2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

• Serwis - strona internetowa ogarneto.com wraz z funkcjonalnościami umożliwiającymi zapoznanie się z ofertą, kontakt i złożenie Zamówienia;
• Usługodawca - SednoTech Sp. z o.o., świadcząca usługi pod marką OgarnęTo;
• Klient - przedsiębiorca zawierający Umowę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową;
• Przedsiębiorca Uprzywilejowany - Klient będący osobą fizyczną, któremu w danej Umowie bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznają określone uprawnienia przewidziane dla konsumenta z uwagi na brak zawodowego charakteru Umowy;
• Pakiet - przedpłacony pakiet 10, 15 albo 20 godzin pracy Usługodawcy, dostępny do zakupu w Serwisie;
• Zadanie - konkretna czynność lub zespół czynności zleconych Usługodawcy przez Osobę Kontaktową w ramach zakresu usług OgarnęTo;
• Osoba Kontaktowa - jedna osoba wskazana przez Klienta do bieżącego zlecania Zadań, przekazywania instrukcji oraz dokonywania ustaleń operacyjnych;
• Dzień Roboczy - dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce;
• Umowa - umowa o świadczenie usług zawarta pomiędzy Klientem a Usługodawcą na zasadach Regulaminu;
• Zamówienie - oświadczenie Klienta zmierzające do zakupu wybranego Pakietu za pośrednictwem Serwisu i Stripe Checkout.

§ 3. Rodzaj i zakres usług

• Usługodawca świadczy w ramach OgarnęTo usługi wirtualnej asysty oraz wsparcia operacyjnego i cyfrowego, których aktualny zakres jest opisany w Serwisie.
• Usługi mogą obejmować w szczególności: wsparcie administracyjne i organizacyjne (w tym obsługę korespondencji, kalendarza i bieżących zadań biurowych), research, przygotowanie dokumentów, raportów, zestawień i prezentacji, wsparcie w obsłudze klienta oraz porządkowaniu komunikacji i procesów, operacyjne wsparcie stron internetowych, e-commerce, treści oraz narzędzi cyfrowych, podstawowe działania marketingowe, contentowe i graficzne w zakresie zaakceptowanym przez Usługodawcę, wsparcie w automatyzacji, integracjach i obsłudze narzędzi cyfrowych w zakresie kompetencji Usługodawcy, oraz inne zadania uzgodnione indywidualnie i przyjęte przez Usługodawcę do realizacji.
• Zakup Pakietu oznacza zakup określonej liczby godzin pracy Usługodawcy. Nie oznacza zobowiązania do wykonania określonej liczby Zadań ani gwarancji osiągnięcia określonego rezultatu biznesowego, sprzedażowego, marketingowego lub technicznego.
• Usługodawca wykonuje usługi z należytą starannością właściwą dla profesjonalnego charakteru działalności, na podstawie informacji, materiałów i instrukcji przekazanych przez Klienta.
• Usługi nie obejmują świadczeń wymagających szczególnych uprawnień zawodowych, zezwoleń lub licencji, w szczególności pomocy prawnej, doradztwa podatkowego, prowadzenia ksiąg rachunkowych, świadczeń medycznych lub innych usług regulowanych, chyba że Strony zawrą odrębne porozumienie i zapewnione zostaną wymagane uprawnienia.

§ 4. Wymagania techniczne i usługi elektroniczne

• Usługi świadczone drogą elektroniczną w Serwisie obejmują w szczególności: udostępnianie treści Serwisu, możliwość przesłania wiadomości przez formularz kontaktowy, możliwość rezerwacji konsultacji poprzez osadzony moduł Calendly oraz możliwość złożenia Zamówienia wraz z przekierowaniem do Stripe Checkout. Część funkcji jest realizowana z wykorzystaniem usług podmiotów trzecich na zasadach opisanych w Regulaminie, Polityce prywatności i Polityce plików cookies.
• Do prawidłowego korzystania z Serwisu oraz składania Zamówień potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa obsługująca standardowe technologie webowe, aktywny adres e-mail oraz możliwość korzystania z usługi Stripe Checkout. Do niektórych funkcji może być wymagane włączenie JavaScript lub innych funkcji przeglądarki.
• Klient zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami oraz nie przekazywać treści bezprawnych, złośliwego kodu ani danych, do których nie jest uprawniony.
• Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami Internetu, w szczególności ryzykiem złośliwego oprogramowania, phishingu, przejęcia danych uwierzytelniających, nieuprawnionego dostępu do kont oraz podszywania się pod inne osoby oraz zakłóceń transmisji. Klient powinien korzystać z aktualnego oprogramowania, chronić dane logowania i stosować odpowiednie zabezpieczenia, w tym uwierzytelnianie wieloskładnikowe, jeżeli jest dostępne.
• Informacje o funkcji i celu cookies, skryptów, identyfikatorów oraz innych danych lub oprogramowania wprowadzanych do urządzenia Klienta albo odczytywanych z niego w związku z korzystaniem z Serwisu są dostępne w Polityce plików cookies OgarnęTo. Technologie opcjonalne są uruchamiane zgodnie z zasadami zgody opisanymi w tej polityce.
• Korzystanie z Serwisu można zakończyć w dowolnym momencie przez zamknięcie strony lub przeglądarki. Złożenie Zamówienia i zawarcie Umowy powoduje jednak powstanie odrębnego stosunku umownego na zasadach Regulaminu.
• Usługodawca może czasowo ograniczyć dostęp do Serwisu z przyczyn technicznych, bezpieczeństwa, konserwacji lub zdarzeń niezależnych od Usługodawcy. W miarę możliwości prace planowane są wykonywane w sposób ograniczający niedogodności dla użytkowników.

§ 5. Składanie Zamówienia i zawarcie Umowy

• Pakiety dostępne w Serwisie są przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorców. Klient podaje dane firmy i dane kontaktowe wymagane w procesie Zamówienia oraz potwierdza, że dokonuje zakupu w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową.
• Osoba składająca Zamówienie w imieniu Klienta oświadcza, że jest uprawniona do dokonania zakupu oraz zawarcia Umowy w imieniu tego Klienta albo działa w granicach udzielonego jej umocowania. Jeżeli dana osoba nie posiada wymaganego umocowania, skutki jej działania ocenia się zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Proces zakupu obejmuje w szczególności: wybór Pakietu 10, 15 albo 20 godzin, podanie danych wymaganych do obsługi Zamówienia i rozliczenia, zapoznanie się z podsumowaniem Zamówienia, ceną oraz Regulaminem, zaakceptowanie Regulaminu, przejście do Stripe Checkout i wybór dostępnej metody płatności (w tym Przelewy24, jeżeli jest dostępne dla danej transakcji), autoryzację i skuteczne zakończenie płatności, oraz otrzymanie potwierdzenia Zamówienia na podany adres e-mail.
• Do chwili zatwierdzenia płatności Klient może poprawić dane Zamówienia przy użyciu funkcji dostępnych w Serwisie lub Stripe Checkout. Po zawarciu Umowy błędy w danych należy niezwłocznie zgłosić Usługodawcy.
• Złożenie Zamówienia stanowi ofertę zawarcia Umowy. Umowa zostaje zawarta po skutecznym potwierdzeniu płatności przez operatora płatności i przesłaniu Klientowi przez Usługodawcę potwierdzenia przyjęcia Zamówienia na adres e-mail podany w procesie zakupu.
• Jeżeli z przyczyn technicznych płatność zostanie pobrana, ale Zamówienie nie może zostać przyjęte, Usługodawca skontaktuje się z Klientem i zwróci otrzymaną płatność, chyba że Strony uzgodnią inne rozwiązanie.
• Potwierdzenie Zamówienia zawiera co najmniej informacje pozwalające zidentyfikować zakupiony Pakiet i Umowę. Klient powinien zachować wiadomość potwierdzającą. Regulamin obowiązujący w chwili Zamówienia jest udostępniany w sposób umożliwiający jego zapis i odtworzenie.
• Umowa zawierana jest w języku polskim. Usługodawca przechowuje informacje o Zamówieniu przez okres wymagany do wykonania Umowy, rozliczeń i ochrony przed roszczeniami. Usługodawca nie stosuje szczególnego kodeksu etyki zawodowej, który stanowiłby część Umowy.
• Usługodawca może odmówić zawarcia Umowy, w szczególności jeżeli dane Zamówienia wskazują, że nabywcą nie jest przedsiębiorca, występuje podejrzenie nadużycia, wykonanie Umowy byłoby sprzeczne z prawem albo aktualna dostępność czasowa Usługodawcy nie pozwala na należyte wykonanie Pakietu w jego okresie ważności. Liczba Pakietów dostępnych do zakupu może być ograniczana, a sprzedaż może być czasowo wstrzymywana ze względu na dostępną pojemność realizacyjną. Jeżeli płatność została wcześniej pobrana, a Zamówienie nie zostanie przyjęte, płatność podlega zwrotowi.

§ 6. Ceny, płatności i faktury

• Cena każdego Pakietu jest wskazana w Serwisie i w podsumowaniu Zamówienia bezpośrednio przed płatnością. Informacja o podatku VAT oraz łącznej kwocie do zapłaty jest prezentowana zgodnie z aktualną konfiguracją oferty i obowiązującymi przepisami. Ceną wiążącą jest cena zaakceptowana przez Klienta w chwili składania Zamówienia.
• Płatność za Pakiet dokonywana jest z góry za pośrednictwem Stripe Checkout. W ramach Stripe mogą być dostępne różne metody płatności, w tym Przelewy24 obsługiwane przez PayPro S.A.
• Usługodawca nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej. Płatność odbywa się w środowisku operatora płatności i podlega także jego warunkom technicznym i regulaminowym.
• W przypadku nieskutecznej, odrzuconej, cofniętej lub anulowanej płatności Umowa nie zostaje zawarta, chyba że Strony uzgodnią odrębnie inną formę płatności.
• Usługodawca wystawia dokumenty sprzedażowe przy użyciu Fakturowni. Jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy, faktura jest wystawiana lub udostępniana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W pozostałym zakresie może zostać przekazana elektronicznie na adres e-mail Klienta.
• Klient odpowiada za podanie prawidłowych danych rozliczeniowych. Zmiana lub korekta danych na dokumencie sprzedażowym odbywa się w zakresie i trybie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy.
• Zwroty płatności, jeżeli są należne, są dokonywane co do zasady przy użyciu tej samej metody, którą dokonano płatności, chyba że będzie to niemożliwe lub Strony uzgodnią inaczej. Termin technicznego zaksięgowania zwrotu może zależeć od operatora płatności lub banku Klienta.
• Cena Pakietu obejmuje wynagrodzenie za czas pracy Usługodawcy. Nie obejmuje kosztów usług, licencji, subskrypcji, płatnych narzędzi, materiałów stockowych, budżetów reklamowych, opłat urzędowych, kosztów wysyłki, podróży ani innych wydatków na rzecz podmiotów trzecich, chyba że oferta wyraźnie stanowi inaczej. Taki koszt może zostać poniesiony przez Usługodawcę na rzecz Klienta wyłącznie po jego uprzednim zatwierdzeniu co najmniej w formie dokumentowej; Klient pokrywa go bezpośrednio albo zwraca Usługodawcy na zasadach uzgodnionych przed poniesieniem wydatku.

§ 7. Pakiety, okres ważności i rozliczanie czasu

• W Serwisie dostępne są trzy Pakiety: 10 godzin, 15 godzin oraz 20 godzin pracy Usługodawcy.
• Pakiet jest ważny przez 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy, z zastrzeżeniem szczególnych zasad dotyczących Przedsiębiorcy Uprzywilejowanego określonych w § 21.
• Czas pracy rozliczany jest w jednostkach po 15 minut. Każde rozpoczęte 15 minut pracy nad Zadaniem stanowi jedną jednostkę rozliczeniową, z zastrzeżeniem podwyższonego współczynnika rozliczeniowego dla pracy w trybie pilnym lub poza Standardowymi Godzinami Dostępności, określonego w § 8a.
• Do czasu wykorzystanego z Pakietu zalicza się czas przeznaczony na realizację Zadania, w tym - zależnie od charakteru Zadania - analizę materiałów, research, konfigurację, przygotowanie, komunikację operacyjną, spotkania, testy, wdrożenie, przygotowanie rezultatów i poprawki, z uwzględnieniem zasad rozliczania pracy pilnej i pracy poza Standardowymi Godzinami Dostępności określonych w § 8a.
• Niewykorzystane godziny wygasają z upływem okresu ważności Pakietu, nie przechodzą na kolejny okres i nie podlegają zwrotowi wyłącznie z powodu ich niewykorzystania przez Klienta. Nie narusza to uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów, zasad rozliczenia wypowiedzenia ani przypadków, w których niewykorzystanie wynika wyłącznie z okoliczności leżących po stronie Usługodawcy.
• Opóźnienie Klienta w przekazaniu materiałów, dostępów, decyzji lub instrukcji nie zawiesza ani nie przedłuża okresu ważności Pakietu, chyba że Usługodawca wyraźnie zgodzi się na przedłużenie w formie dokumentowej.
• Klient powinien zlecać Zadania z odpowiednim wyprzedzeniem. Usługodawca nie ma obowiązku przyjęcia do realizacji w ostatnich dniach ważności Pakietu Zadania, którego rozsądny czas wykonania przekracza pozostały okres ważności albo dostępną liczbę godzin.
• Jeżeli z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Usługodawcy Klient, mimo prawidłowego i terminowego zlecenia Zadań, nie może wykorzystać pozostającego czasu Pakietu, okres ważności zostanie odpowiednio przedłużony albo Strony dokonają proporcjonalnego rozliczenia niewykorzystanej części, zależnie od okoliczności.
• Pakiet jest przypisany do Klienta i nie może zostać przeniesiony na inny podmiot bez uprzedniej zgody Usługodawcy wyrażonej w formie dokumentowej.

§ 8. Rozpoczęcie i realizacja Zadań

• Standardowy termin rozpoczęcia realizacji każdego prawidłowo zleconego Zadania wynosi do 2 Dni Roboczych od otrzymania kompletu informacji, materiałów, decyzji i dostępów niezbędnych do rozpoczęcia pracy, chyba że Strony uzgodnią inny termin.
• Termin, o którym mowa powyżej, oznacza termin rozpoczęcia pracy, a nie gwarantowany termin ukończenia Zadania. Termin ukończenia zależy od zakresu, złożoności, dostępnej puli godzin, współdziałania Klienta oraz działania systemów zewnętrznych.
• Jeżeli Zadanie ma być wykonane w określonym terminie, przed upływem standardowego terminu rozpoczęcia realizacji albo ma charakter pilny, Klient powinien wskazać to przy zleceniu. Taki termin staje się wiążący dopiero po jego wyraźnym potwierdzeniu przez Usługodawcę. Do Zadań pilnych stosuje się dodatkowo § 8a.
• Klient jest zobowiązany współdziałać z Usługodawcą, w szczególności przekazywać kompletne i prawdziwe informacje, materiały, dostępy, decyzje oraz odpowiedzi potrzebne do realizacji Zadań.
• Usługodawca prowadzi ewidencję czasu wykorzystanego z Pakietu. Klient może otrzymać informację o wykorzystaniu czasu na żądanie, a Usługodawca może również przesyłać zestawienia okresowe.

§ 8a. Standardowe Godziny Dostępności i Zadania pilne

• Standardowe Godziny Dostępności Usługodawcy przypadają w Dni Robocze w godzinach 8:00-16:00 czasu polskiego. W tych godzinach Usługodawca co do zasady realizuje Zadania i prowadzi bieżącą komunikację operacyjną.
• Standardowe Godziny Dostępności nie oznaczają obowiązku stałej gotowości do natychmiastowej odpowiedzi lub natychmiastowego rozpoczęcia Zadania. Zadania są realizowane z uwzględnieniem bieżących priorytetów, kolejności zleceń oraz standardowego terminu rozpoczęcia realizacji określonego w § 8 ust. 1.
• Standardowe Godziny Dostępności mogą zostać czasowo ograniczone z powodu urlopu, choroby, zdarzeń losowych albo wcześniej zaplanowanej niedostępności. O planowanej dłuższej niedostępności Usługodawca informuje Klienta z rozsądnym wyprzedzeniem, jeżeli jest to możliwe. Jeżeli ograniczenie dostępności leżące po stronie Usługodawcy w istotny sposób uniemożliwia wykorzystanie Pakietu, stosuje się § 7 ust. 8.
• Zadanie przesłane po godzinie 16:00 albo w dniu, który nie jest Dniem Roboczym, uważa się dla celów organizacji pracy za otrzymane o godzinie 8:00 w najbliższym Dniu Roboczym. Zadanie przesłane przed godziną 8:00 w Dniu Roboczym uważa się za otrzymane o godzinie 8:00 tego dnia.
• Za Zadanie pilne uważa się Zadanie, którego realizacji przed upływem standardowego terminu rozpoczęcia określonego w § 8 ust. 1 Klient oczekuje w szczególności Zadanie wymagające rozpoczęcia lub ukończenia w dniu jego zlecenia, a także Zadanie wymagające pracy przed godziną 8:00, po godzinie 16:00, w weekend lub w dzień ustawowo wolny od pracy.
• Usługodawca nie ma obowiązku przyjęcia Zadania pilnego ani wykonywania pracy poza Standardowymi Godzinami Dostępności. Realizacja takiego Zadania wymaga każdorazowo wyraźnego potwierdzenia przez Usługodawcę, po uwzględnieniu aktualnej dostępności i możliwości wykonania Zadania z należytą starannością.
• Jeżeli Usługodawca przyjmie Zadanie pilne albo zgodzi się na realizację pracy poza Standardowymi Godzinami Dostępności, czas takiej pracy rozliczany jest z Pakietu ze współczynnikiem 2,0. Oznacza to, że każde 15 minut rzeczywiście wykonanej pracy powoduje odliczenie 30 minut z puli Pakietu. Przykładowo 1 godzina rzeczywistej pracy w takim trybie powoduje odliczenie 2 godzin z Pakietu. W potwierdzeniu przyjęcia Zadania do realizacji w trybie pilnym albo poza Standardowymi Godzinami Dostępności Usługodawca wskazuje zastosowanie współczynnika 2,0. Dopiero takie potwierdzenie stanowi podstawę do rozliczenia czasu według podwyższonego współczynnika, bez potrzeby ustalania odrębnej opłaty.
• Współczynnik, o którym mowa w ust. 7, nie kumuluje się. Jeżeli to samo Zadanie jest jednocześnie pilne i wykonywane poza Standardowymi Godzinami Dostępności, stosowany jest jeden współczynnik 2,0, a nie jego wielokrotność.
• Jeżeli pozostała liczba godzin w Pakiecie nie wystarcza do rozliczenia Zadania pilnego z zastosowaniem współczynnika 2,0, Usługodawca może uzależnić rozpoczęcie lub kontynuowanie takiego Zadania od uprzedniego uzgodnienia dodatkowych godzin zgodnie z § 12.
• Podwyższonego współczynnika nie stosuje się, jeżeli konieczność pracy pilnej lub poza Standardowymi Godzinami Dostępności wynika wyłącznie z zawinionego opóźnienia Usługodawcy w realizacji wcześniej prawidłowo przyjętego Zadania.

§ 9. Osoba Kontaktowa i zasady komunikacji

• Klient wskazuje jedną Osobę Kontaktową uprawnioną do zlecania Zadań, przekazywania wiążących instrukcji, ustalania priorytetów i dokonywania bieżących uzgodnień dotyczących realizacji Pakietu.
• Jeżeli po stronie Klienta w realizację zaangażowanych jest więcej osób, ich polecenia nie są dla Usługodawcy wiążące, dopóki nie zostaną przekazane lub potwierdzone przez Osobę Kontaktową.
• Zmiana Osoby Kontaktowej wymaga poinformowania Usługodawcy co najmniej w formie wiadomości e-mail. Do chwili otrzymania takiej informacji Usługodawca może polegać na ustaleniach z dotychczasową Osobą Kontaktową.
• W przypadku sprzecznych instrukcji, braku decyzji lub sporu pomiędzy osobami działającymi po stronie Klienta Usługodawca może wstrzymać realizację danego Zadania do czasu otrzymania jednoznacznego stanowiska Osoby Kontaktowej. Taki przestój, jeżeli wynika z okoliczności po stronie Klienta, nie przedłuża ważności Pakietu.
• Uzgodnienia operacyjne mogą być dokonywane pocztą elektroniczną lub w innym uzgodnionym narzędziu komunikacji. Oświadczenia, dla których Regulamin wymaga formy dokumentowej, mogą być składane w szczególności przez e-mail, o ile przepisy nie wymagają formy szczególnej.
• Uprawnienie Osoby Kontaktowej do dokonywania bieżących uzgodnień operacyjnych nie oznacza automatycznie umocowania w imieniu Klienta dodatkowych zobowiązań finansowych, zatwierdzania wydatków, dokupywania godzin ani zmiany istotnych warunków Umowy. Takie ustalenia powinny być potwierdzone przez osobę uprawnioną do działania w imieniu Klienta albo przez Osobę Kontaktową, jeżeli Klient wyraźnie nadał jej takie uprawnienia.
• O ile Strony nie udzielą odrębnego i wyraźnego umocowania, Usługodawca nie jest uprawniony do składania w imieniu Klienta oświadczeń woli powodujących powstanie, zmianę lub rozwiązanie zobowiązań Klienta, w szczególności do zawierania umów, zaciągania zobowiązań, udzielania gwarancji, dokonywania rozporządzeń prawami ani składania oświadczeń wymagających pełnomocnictwa.

§ 10. Spotkania

• Czas spotkań odbywających się w związku z realizacją Pakietu jest czasem pracy i jest odliczany od puli godzin zgodnie z zarezerwowanym lub rzeczywistym czasem spotkania, nie mniej niż minimalna jednostka rozliczeniowa.
• Klient może bez dodatkowych konsekwencji przełożyć lub odwołać spotkanie najpóźniej do końca dnia kalendarzowego poprzedzającego dzień zaplanowanego spotkania.
• Jeżeli Klient odwoła lub przełoży spotkanie w dniu, na który było zaplanowane, albo nie stawi się na spotkanie, cała zarezerwowana długość spotkania zostaje odliczona z puli godzin Pakietu.
• Jeżeli spotkanie nie odbędzie się z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, czas nie jest odliczany z Pakietu, a Strony ustalą nowy termin.
• W przypadku awarii technicznej niezależnej od obu Stron, która uniemożliwi przeprowadzenie spotkania, Strony w pierwszej kolejności podejmą próbę jego przełożenia. Czas nieodbytego spotkania nie jest odliczany, chyba że awaria lub brak możliwości połączenia wynika z okoliczności po stronie Klienta i Klient nie podejmuje rozsądnych działań pozwalających na przeprowadzenie spotkania innym uzgodnionym sposobem.

§ 11. Prawo odmowy lub wstrzymania realizacji Zadania

Usługodawca może odmówić przyjęcia albo wstrzymać realizację Zadania, jeżeli w szczególności:

• wymaga uprawnień, kwalifikacji, zezwoleń lub kompetencji, których Usługodawca nie posiada;
• wykracza poza aktualny zakres usług OgarnęTo albo zostało sformułowane w sposób uniemożliwiający bezpieczne lub rzetelne wykonanie;
• Klient nie przekazał niezbędnych materiałów, informacji, zgód, licencji lub dostępów;
• realizacja mogłaby naruszyć bezpieczeństwo systemów, danych, kont, osób albo infrastruktury;
• wykonanie wymaga przetwarzania danych osobowych, a nie zostały spełnione wymagania określone w § 15;
• Klient żąda obejścia zabezpieczeń, regulaminów platform, ograniczeń dostępu lub innych mechanizmów ochronnych;
• Zadanie może narazić Usługodawcę na odpowiedzialność prawną lub istotne ryzyko, którego nie można rozsądnie ograniczyć.

Odmowa pojedynczego Zadania nie powoduje automatycznie zakończenia Umowy. Klient może zlecić inne Zadanie mieszczące się w zakresie usług i wykorzystać pozostałe godziny w okresie ważności Pakietu.

Jeżeli przyczyna odmowy leży po stronie Klienta, odmowa lub wstrzymanie nie przedłuża okresu ważności Pakietu, chyba że Usługodawca postanowi inaczej.

§ 12. Dodatkowe godziny

• Dodatkowe godziny poza Pakietami 10, 15 i 20 godzin nie są sprzedawane automatycznie przez Serwis.
• Klient może zwrócić się do Usługodawcy o dokupienie dodatkowych godzin. Cena, liczba godzin, termin ich wykorzystania oraz ewentualne szczególne warunki są ustalane indywidualnie i wymagają potwierdzenia co najmniej w formie dokumentowej.
• Do dodatkowych godzin stosuje się odpowiednio Regulamin, chyba że indywidualne ustalenia Stron wyraźnie stanowią inaczej.
• Usługodawca nie ma obowiązku udostępnienia dodatkowych godzin, jeżeli nie ma odpowiedniej dostępności czasowej albo z innych uzasadnionych przyczyn nie może przyjąć dodatkowego zakresu.

§ 13. Rezultaty, zmiany i poprawki

• Klient kupuje czas pracy Usługodawcy, a nie określony rezultat. Zakres rezultatu zależy od czasu potrzebnego do wykonania Zadań, jakości materiałów wejściowych, dostępnej puli godzin oraz współdziałania Klienta.
• Zmiany, poprawki i dodatkowe wersje zlecane przez Klienta są co do zasady realizowane w ramach pozostałego czasu Pakietu i podlegają rozliczeniu jak każda inna praca.
• Jeżeli poprawka jest konieczna wyłącznie dlatego, że Usługodawca popełnił oczywisty błąd albo wykonał Zadanie niezgodnie z jednoznaczną instrukcją zaakceptowaną przed rozpoczęciem pracy, czas potrzebny do usunięcia takiej niezgodności nie jest odliczany z Pakietu, o ile Klient zgłosi problem bez zbędnej zwłoki i umożliwi jego weryfikację.
• Zmiana założeń, celu, danych wejściowych, preferencji, decyzji Klienta lub zakresu Zadania po rozpoczęciu pracy nie jest traktowana jako usunięcie błędu Usługodawcy i jest rozliczana z Pakietu.
• Klient samodzielnie podejmuje decyzje biznesowe na podstawie przygotowanych materiałów, analiz, researchu lub rekomendacji. Jeżeli Strony nie uzgodnią inaczej, materiały te nie stanowią gwarancji określonego wyniku ani profesjonalnej opinii w zawodzie regulowanym.

§ 14. Poufność, materiały i dostępy

• Strony zobowiązują się zachować w poufności informacje techniczne, handlowe, organizacyjne, finansowe, marketingowe, operacyjne i inne informacje niepubliczne uzyskane w związku z wykonywaniem Umowy oraz wykorzystywać je wyłącznie w celu realizacji współpracy.
• Obowiązek poufności nie dotyczy informacji, które były publicznie dostępne bez naruszenia Umowy, były zgodnie z prawem znane odbiorcy wcześniej, zostały legalnie uzyskane od osoby trzeciej albo muszą zostać ujawnione na podstawie prawa lub wiążącego żądania uprawnionego organu.
• Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa oraz dane osobowe podlegają ochronie przez okres wynikający z prawa i charakteru informacji. W pozostałym zakresie obowiązek poufności trwa przez czas Umowy i 3 lata po jej zakończeniu, chyba że Strony ustalą dłuższy okres.
• Klient oświadcza, że posiada prawa, zgody i podstawy prawne niezbędne do przekazania Usługodawcy materiałów, treści, danych, znaków towarowych, zdjęć, baz, dostępów i innych zasobów wykorzystywanych przy realizacji Zadań.
• Klient odpowiada za zapewnienie licencji i uprawnień wymaganych do korzystania z systemów, kont, aplikacji i zasobów, do których udziela Usługodawcy dostępu. Usługodawca może zażądać utworzenia osobnego konta, nadania minimalnych potrzebnych uprawnień lub zastosowania uwierzytelniania wieloskładnikowego.
• Usługodawca wykorzystuje przekazane dostępy wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji Zadań oraz stosuje rozsądne środki bezpieczeństwa. Klient powinien niezwłocznie cofnąć lub zmienić dostępy, gdy nie są już potrzebne.
• Po zakończeniu Umowy Usługodawca zaprzestaje korzystania z dostępów Klienta. Na żądanie Klienta zwraca lub usuwa przekazane materiały i dane pozostające w jego bieżącym posiadaniu, z wyjątkiem informacji, które musi zachować na podstawie prawa, dla celów dowodowych lub w kopiach zapasowych usuwanych zgodnie ze zwykłym cyklem retencji. Klient powinien niezwłocznie cofnąć dostęp Usługodawcy do swoich kont i systemów po zakończeniu współpracy.

§ 15. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

• Zasady przetwarzania danych osobowych Klienta, Osoby Kontaktowej i osób korzystających z Serwisu jako danych przetwarzanych przez SednoTech Sp. z o.o. we własnych celach określa Polityka prywatności OgarnęTo dostępna w Serwisie.
• Jeżeli w ramach konkretnego Zadania Usługodawca ma przetwarzać w imieniu Klienta dane osobowe, dla których Klient jest administratorem lub podmiotem przetwarzającym, Strony przed rozpoczęciem takiego przetwarzania zawrą umowę powierzenia przetwarzania danych zgodną z art. 28 RODO, w formie dopuszczonej przez prawo, w tym elektronicznej.
• Do chwili spełnienia wymagań, o których mowa w ust. 2, Usługodawca może odmówić przyjęcia Zadania wymagającego dostępu do takich danych. Opóźnienie w zawarciu wymaganej umowy lub przekazaniu informacji niezbędnych do jej przygotowania, jeżeli leży po stronie Klienta, nie przedłuża ważności Pakietu.
• Klient nie powinien przekazywać szczególnych kategorii danych osobowych, danych dotyczących wyroków i czynów zabronionych ani innych danych wymagających podwyższonego poziomu ochrony, chyba że ich przetwarzanie zostało wcześniej wyraźnie uzgodnione i istnieje odpowiednia podstawa prawna oraz zabezpieczenia.
• Jeżeli Klient sam działa jako podmiot przetwarzający dane w imieniu innego administratora, odpowiada za to, aby powierzenie dalszego przetwarzania Usługodawcy było zgodne z umową łączącą Klienta z administratorem oraz aby uzyskał wymagane upoważnienia lub zgody na korzystanie z dalszego podmiotu przetwarzającego.

§ 16. Prawa autorskie i licencja

• Jeżeli w wyniku realizacji Zadania powstanie utwór chroniony prawem autorskim, a autorskie prawa majątkowe do niego przysługują Usługodawcy, z chwilą pełnej zapłaty za Pakiet i przekazania danego rezultatu Klient otrzymuje niewyłączną licencję na korzystanie z tego utworu na zasadach poniżej.
• Licencja jest udzielana na terytorium całego świata, na czas nieoznaczony, bez odrębnego wynagrodzenia ponad cenę Pakietu. Usługodawca może wypowiedzieć licencję wyłącznie z ważnego powodu, z zachowaniem 12-miesięcznego okresu wypowiedzenia, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
• Licencja obejmuje, w zakresie potrzebnym do działalności Klienta, następujące pola eksploatacji: utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką (w tym drukarską, reprograficzną, cyfrową i zapisem w pamięci urządzeń, serwerów oraz chmury), wprowadzanie do obrotu egzemplarzy, ich użyczenie lub najem (jeżeli ma to zastosowanie do danego rezultatu), publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie, nadawanie i reemitowanie, publiczne udostępnianie w Internecie lub innych sieciach w taki sposób, aby każdy mógł mieć dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, oraz wykorzystanie w materiałach firmowych, prezentacjach, stronach internetowych, sklepach internetowych, mediach społecznościowych, materiałach informacyjnych, marketingowych i reklamowych Klienta.
• Usługodawca zezwala Klientowi na dokonywanie zmian, adaptacji, skrótów, tłumaczeń, łączenie z innymi materiałami oraz korzystanie z opracowań w zakresie potrzebnym do działalności Klienta. Klient może upoważniać swoich pracowników, współpracowników, agencje, dostawców IT i innych wykonawców do korzystania z rezultatów w tym samym celu i zakresie.
• Licencja nie obejmuje prawa do samodzielnej odsprzedaży rezultatu jako produktu stockowego, szablonu, biblioteki lub materiału przeznaczonego do dalszego licencjonowania, chyba że Strony uzgodnią inaczej.
• Zakup Pakietu i akceptacja Regulaminu nie powodują przeniesienia autorskich praw majątkowych ani udzielenia licencji wyłącznej. Jeżeli Klient potrzebuje przeniesienia praw albo licencji wyłącznej, wymaga to odrębnego porozumienia zawartego w formie wymaganej przez prawo.
• Postanowienia niniejszego paragrafu nie zmieniają licencji do elementów osób trzecich, w szczególności zdjęć stockowych, fontów, szablonów, bibliotek, komponentów, oprogramowania, treści open source lub zasobów platform. Do takich elementów stosuje się warunki ich właściwych licencji.
• Autorskie prawa osobiste twórców pozostają przy twórcach. W zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca nie będzie wykonywał ich w sposób, który bez ważnego powodu uniemożliwiałby Klientowi korzystanie z rezultatu zgodnie z udzieloną licencją.

§ 17. Podwykonawcy, usługi zewnętrzne i zdarzenia niezależne

• Usługodawca może wykonywać część czynności przy pomocy pracowników, współpracowników lub podwykonawców, jeżeli jest to uzasadnione charakterem Zadania. Usługodawca zobowiązuje takie osoby do zachowania poufności oraz przestrzegania zasad ochrony danych w zakresie wymaganym prawem i odpowiada za ich działania oraz zaniechania w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów i postanowień Umowy.
• Realizacja Zadań może zależeć od usług lub systemów podmiotów trzecich, w szczególności hostingu, systemów pocztowych, platform e-commerce, systemów reklamowych, narzędzi SaaS, API, operatorów płatności i infrastruktury Klienta.
• Usługodawca nie odpowiada za awarie, niedostępność, zmianę funkcjonalności, zmianę regulaminu, blokadę konta, ograniczenia API, decyzje moderacyjne lub inne zdarzenia po stronie usług zewnętrznych, których nie spowodował i których nie mógł rozsądnie kontrolować. Usługodawca poinformuje Klienta o istotnym wpływie takiego zdarzenia na realizację Zadania, gdy uzyska o nim wiedzę.
• Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie lub niewykonanie obowiązku w zakresie spowodowanym zdarzeniem pozostającym poza jej rozsądną kontrolą, którego skutków nie można było uniknąć przy zachowaniu należytej staranności. Strona dotknięta takim zdarzeniem powinna poinformować drugą Stronę bez zbędnej zwłoki.
• Jeżeli zdarzenie niezależne po stronie Usługodawcy uniemożliwia realizację usług przez istotną część okresu ważności Pakietu, Strony odpowiednio przedłużą okres ważności albo rozliczą niewykorzystaną część Pakietu.

§ 18. Reklamacje

• Klient może złożyć reklamację dotyczącą działania Serwisu, Zamówienia, rozliczenia czasu lub wykonania usług na adres administrator@sednotech.com.
• Reklamacja powinna zawierać dane pozwalające zidentyfikować Klienta i Umowę, opis problemu, datę jego wystąpienia - jeżeli ma znaczenie - oraz oczekiwany sposób rozwiązania. Brak części danych nie powoduje automatycznego odrzucenia reklamacji, jeżeli możliwe jest jej rozpoznanie.
• Usługodawca udziela odpowiedzi na reklamację bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie 14 dni kalendarzowych od jej otrzymania. Jeżeli sprawa wymaga udziału operatora płatności, zewnętrznego dostawcy lub dodatkowych informacji, Usługodawca może poinformować Klienta o przewidywanym terminie zakończenia sprawy.
• Brak odpowiedzi w terminie, o którym mowa w ust. 3, nie oznacza automatycznego uznania reklamacji, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy przewidują taki skutek wobec danego Klienta.
• Reklamacje dotyczące autoryzacji płatności, banku lub działania metody Przelewy24 mogą wymagać równoległego kontaktu z właściwym operatorem płatności.

§ 19. Odpowiedzialność

• Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów, z uwzględnieniem poniższych ograniczeń w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
• Wobec Klienta, który nie jest Przedsiębiorcą Uprzywilejowanym, Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, szkody pośrednie, następcze ani za utratę danych lub przychodów wynikającą wyłącznie z awarii, działania lub decyzji systemów i podmiotów trzecich, za które Usługodawca nie odpowiada.
• Wobec Klienta, który nie jest Przedsiębiorcą Uprzywilejowanym, łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy z tytułu danego Pakietu jest ograniczona do kwoty rzeczywiście zapłaconej przez Klienta za ten Pakiet. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie, rażącego niedbalstwa ani przypadków, w których odpowiedzialności nie można zgodnie z prawem ograniczyć.
• Usługodawca nie odpowiada za skutki użycia nieprawdziwych, niekompletnych, nieaktualnych lub bezprawnie przekazanych przez Klienta danych, materiałów, instrukcji albo dostępów, jeżeli nie miał podstaw, aby ich nieprawidłowość rozpoznać przy zachowaniu należytej staranności.
• Klient ponosi odpowiedzialność za zgodność z prawem własnych decyzji biznesowych, publikowanych treści, polityk, ofert, kampanii, baz danych oraz sposobu wykorzystania rezultatów usług, chyba że odpowiedzialność za konkretny element została wyraźnie przejęta przez Usługodawcę w odrębnym porozumieniu.
• Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają praw Przedsiębiorcy Uprzywilejowanego w zakresie, w jakim takie ograniczenie byłoby niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§ 20. Czas trwania, wygaśnięcie i zakończenie Umowy

• Umowa dotycząca Pakietu zostaje zawarta na czas odpowiadający okresowi ważności Pakietu i wygasa automatycznie po jego upływie, z zastrzeżeniem postanowień, które ze swojej natury obowiązują także po zakończeniu Umowy, w szczególności dotyczących poufności, praw autorskich, rozliczeń i odpowiedzialności.
• Wykorzystanie wszystkich godzin przed upływem 30 dni powoduje wykonanie podstawowego świadczenia w ramach Pakietu. Dalsze Zadania wymagają dokupienia dodatkowych godzin albo zawarcia nowej Umowy.
• Strony nie mogą z góry wyłączyć uprawnień do zakończenia stosunku prawnego z ważnych powodów, w zakresie, w jakim zakaz takiego wyłączenia wynika z obowiązujących przepisów.
• Za ważny powód po stronie Usługodawcy mogą zostać uznane w szczególności: żądanie wykonania działań bezprawnych, poważne lub powtarzające się naruszenie bezpieczeństwa, brak współdziałania uniemożliwiający realizację usług, naruszenie poufności, nadużywanie usług, agresywne lub bezprawne zachowanie wobec osób wykonujących usługi albo inne okoliczności powodujące, że dalsza współpraca jest obiektywnie niemożliwa lub wiąże się z nieproporcjonalnym ryzykiem.
• Jeżeli Umowa zostanie zakończona z ważnego powodu leżącego po stronie Usługodawcy i niezawinionego przez Klienta, Usługodawca zwróci proporcjonalną wartość niewykorzystanych godzin, chyba że Strony uzgodnią kontynuację współpracy w innym terminie.
• Jeżeli do Umowy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego o zleceniu, rozliczenie skutków wypowiedzenia następuje zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z uwzględnieniem wykonanych czynności, uzasadnionych wydatków oraz - gdy przewiduje to prawo - szkody wynikającej z wypowiedzenia bez ważnego powodu.

§ 21. Przedsiębiorca Uprzywilejowany i prawo odstąpienia

• Serwis nie prowadzi sprzedaży na rzecz konsumentów. Jeżeli jednak Klient jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą i w odniesieniu do konkretnej Umowy spełnia ustawowe przesłanki objęcia go przepisami ochronnymi przewidzianymi dla konsumenta, postanowienia Regulaminu stosuje się z uwzględnieniem tych bezwzględnie obowiązujących przepisów.
• Jeżeli Przedsiębiorcy Uprzywilejowanemu przysługuje ustawowe prawo odstąpienia od Umowy zawartej na odległość, może on odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, składając Usługodawcy jednoznaczne oświadczenie. Może skorzystać z wzoru stanowiącego Załącznik nr 1, ale nie jest to obowiązkowe.
• Przedsiębiorca Uprzywilejowany, który chce, aby realizacja usług rozpoczęła się przed upływem terminu do odstąpienia, powinien złożyć wyraźne żądanie wcześniejszego rozpoczęcia świadczenia w sposób umożliwiający jego utrwalenie. Jeżeli wymagają tego przepisy, powinien również przyjąć do wiadomości skutki pełnego wykonania usługi dla prawa odstąpienia.
• Jeżeli Przedsiębiorca Uprzywilejowany skutecznie odstąpi od Umowy po wyraźnym zażądaniu rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu do odstąpienia, jest zobowiązany zapłacić za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia w zakresie przewidzianym przez prawo. Usługodawca zwraca pozostałą należną część otrzymanej płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, przy użyciu tej samej metody płatności, chyba że Klient wyraźnie zgodzi się na inny sposób niewiążący się dla niego z kosztami.
• Prawo odstąpienia może wygasnąć po pełnym wykonaniu odpłatnej usługi, jeżeli spełnione zostaną wszystkie warunki wymagane przez obowiązujące przepisy, w tym wymóg uprzedniej wyraźnej zgody lub żądania oraz odpowiedniego poinformowania Klienta.
• Jeżeli Przedsiębiorcy Uprzywilejowanemu przysługuje prawo odstąpienia, ale nie złoży on skutecznego żądania wcześniejszego rozpoczęcia usług, Usługodawca może wstrzymać rozpoczęcie świadczenia do upływu terminu do odstąpienia. W takim przypadku 30-dniowy okres ważności Pakietu rozpoczyna się z dniem rozpoczęcia świadczenia po upływie tego terminu.
• Klient nie jest zobowiązany do składania oświadczenia, że Umowa ma dla niego charakter zawodowy, jeżeli obowiązujące przepisy nie pozwalają uzależniać zawarcia Umowy od takiego oświadczenia. O przysługujących uprawnieniach decyduje rzeczywisty stan prawny i faktyczny konkretnej Umowy.

§ 22. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

• Usługodawca może zmienić Regulamin w szczególności w razie zmiany prawa, sposobu świadczenia usług, funkcjonalności Serwisu, metod płatności lub zakresu oferty.
• Zmiana Regulaminu nie wpływa na Umowy dotyczące Pakietów zawarte przed wejściem w życie zmiany, chyba że zmiana wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów albo Strony wyraźnie uzgodnią inaczej.
• W przypadku sprzeczności pomiędzy Regulaminem a indywidualnymi ustaleniami Stron dotyczącymi konkretnego Zadania lub dodatkowych godzin, pierwszeństwo mają indywidualne ustalenia wyraźnie zaakceptowane przez obie Strony w formie dokumentowej, z wyjątkiem postanowień, których nie można zmienić w ten sposób.
• Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, bezskuteczne lub niewykonalne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień. W miejsce takiego postanowienia stosuje się właściwe przepisy, a Strony powinny dążyć do rozwiązania możliwie najbliższego gospodarczemu celowi pierwotnego postanowienia.
• Do Umów stosuje się prawo polskie. Właściwość sądu w razie sporu określają przepisy powszechnie obowiązującego prawa, chyba że Strony skutecznie uzgodnią właściwość sądu odrębnie, w formie wymaganej przez przepisy.
• Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna w Serwisie. Regulamin w niniejszym brzmieniu obowiązuje od 26 sierpnia 2026 r.

Załącznik nr 1. Wzór oświadczenia o odstąpieniu od Umowy

Dotyczy wyłącznie Klienta, któremu w odniesieniu do konkretnej Umowy obowiązujące przepisy przyznają prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość.

Adresat: SednoTech Sp. z o.o., ul. Henryka Sienkiewicza 85/87 lok. 1, 90-057 Łódź, e-mail: administrator@sednotech.com

Niniejszym informuję o odstąpieniu od umowy dotyczącej następującego Pakietu / Zamówienia: ....................................

• Data zawarcia Umowy: ....................................
• Nazwa firmy: ....................................
• Imię i nazwisko: ....................................
• NIP / identyfikator przedsiębiorcy: ....................................
• Adres e-mail użyty przy Zamówieniu: ....................................
• Data złożenia oświadczenia: ....................................
• Podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ....................................